关于城建档案业务指导工作的思考

关于城建档案业务指导工作的思考

胡秀华

克东县城乡建设档案馆， 黑龙江省齐齐哈尔市克东县 164800

摘要：近年来,社会对城建档案工作的重视程度越来越高。城建档案能够实现对城市建设工程全过程的有效记录,可为后续发展提供可靠的支持。尤其是当前档案馆建设力度也在加强,为档案业务指导工作的有序实施奠定了基础,可以在城市建设中发挥创造良好的经济效益与社会效益。因此,需对当前城建档案业务指导工作进行深入总结与分析,了解其中存在的问题并进行针对性的处理,以确保档案价值得到充分发挥。尤其是在城市规划与建设中,对于城建档案的依赖程度越来越高,只有保障各项数据资料的真实性、精确性和全面性,才能满足业务指导工作要求。因此,应明确当前城市工程建设的基本要求,从工程档案业务指导的基本特点出发,制定针对性工作计划与方案,促进工作效率与质量的提升。

关键词：城建；档案业务；指导工作

1城建档案业务指导工作的现状

由于在实践工作中的制度执行与落实情况不佳,导致档案随意性问题的产生,如用表不统一、填写内容不统一、组卷顺序不统一,难以保障建设工程档案的质量。部分建设项目在工程建设档案管理过程中,档案管理制度未建立,未能设置专业人员加以负责,工作流程存在混乱性,人员流动性较大,对于人为因素的控制效果不佳,使得业务指导流于形式化。尤其是在大数据时代,工程建设产生的数据信息量明显增加,这也导致城建档案业务指导工作的难度加大,如果无法采用先进技术手段,将会对工作效率和质量造成影响。

2城建档案业务指导工作的实施策略

2.1创新服务理念

业务指导工作贯穿于建设工程全过程,其进行的是指导工作,而不是亲自办、全包办。因此,除了要有“走出去、沉下去”微观指导意识外,更要强化现代化宏观指导意识,创新服务理念,借助现代化技术。要用大数据来看清业务指导服务的薄弱点,了解业务指导中需解决的问题和被需求的信息,继而作出合理的决策,进而调整、细化指导工作的内容和形式,同步融入更多的人性化、智能化与个性化服务。

2.2规范工作流程

应该对城建档案业务指导工作的流程进行有效地规范和约束,促进档案意识的增强,防止在工作中出现混乱局面。应该根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《建设项目档案管理规范》《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》等的相关要求制定工作流程,根据不同专业档案特点进行细化处理,确保操作方法的可行性,为依法治档提供可靠基础。在工作中应该保障档案的安全性、完整性、有效性、真实性,防止信息丢失或者破坏等问题的出现。在工作中应该加强制度建设,规范档案的编制、报送、管理与利用等环节,并明确各部门与人员的法律责任,使档案管理可以为建设工作提供可靠保障。标准化与规范化建设,是当前城建档案业务指导工作的重点,应该对过往工作经验进行总结与分析,消除传统工作模式的弊端,严格遵循相关法规开展档案管理工作。

2.3加强新网络技术平台指导

在新时代,城建档案业务指导工作要不断创新。除了已经推广的电话指导、亲临现场指导、定期举办“城建档案管理业务培训班”外,还可尝试主动到有关建设部门、国有投资公司等进行讲解,从过去的应服务对象要求对城建档案管理进行指导,慢慢转变为面向社会主动进行开放性业务指导。要科学利用互联网平台,如利用“学习强国视频会议模块”、微信、微博、QQ、钉钉等线上或远程方式,让档案培训方式日常化、灵活化。

2.4落实人员职责

建立完善的责任机制,明确各个部门与岗位工作人员的职责,从而确保档案业务指导工作的有序开展。该项工作具有一定的繁杂性和服务性特点,因此对操作规范要求更高。应通过责任机制对其进行有效约束,防止责任推诿造成的失误。加强对档案工作和城市基本建设工作特点的了解,深入学习相关法律法规内容和专业知识内容,保障依法治档工作的顺利实施。在业务指导工作当中应保持针对性,及时发现档案管理中遇到的问题并提供有效解决建议,增进交流沟通,防止问题的积累。明确业务指导人员的分工,通过设定工作任务、目标提升工作积极性和主动性,尽职尽责完成本岗位工作任务。应该根据城市基本建设的实际情况进行分类,保障责任落实到个人,保障业务指导工作的全程化。

2.5完善档案监管模式

在建设工程项目指导过程中,接触的建设单位主体多了,总会遇到那些不按流程、不按时限、不按范围移交档案的个例。因缺乏有效的监管模式,业务指导人员基本上是采用示范、建议等不太强硬的手段,而此手段因为是非强制性措施,用在那些档案意识本就不强的建设单位身上效果就不会很明显,最多就是一个警示作用,长期下来会对社会带来不良的影响,客观上加大了档案业务指导工作的难度。

任何一项工作的开展,都需要双方积极、主动地配合,城建档案业务指导工作亦是如此。因此,在新形势下城建档案业务指导除了“勤修内功”,也要加强对外管理。一是要做好城建档案法律、法规、业务标准的宣传,营造依法治档的氛围,促使立档单位对档案工作提高认识、加强重视。二是要加大依法管档的执法力度,对不按规定、不按时限和要求报送、移交档案的单位和个人,要依据相关法律、法规予以处理。同时,城建档案业务工作也可实现从收集保管型向监督管理型的转变。

2.6提升人员素养

对于工作人员的专业培训,也能够促进工作质量的提升,防止由于业务不熟练而导致档案工作受到影响。尤其是随着工程项目的增多,资料收集与整理任务更加艰巨,必须通过规范化的培训使其掌握先进操作知识与技能。根据当前工作现状和岗位特点,制定切实可行的培训计划,实现对各类工程软件及文件内容的熟知,确保在工作中满足前置服务要求。城建档案业务指导工作是一项贯穿于全过程的工作,因此在培训中应该做到理论与实践的有效结合,促进工作人员综合素养的提升。同时,应构建完善的人才招聘机制,吸引更多优秀人才参与到城建档案业务指导工作当中,为当前工作队伍注入新的活力,营造良好的竞争环境。

2.7优化指导服务机制

近年来,建设工程项目数量变多、规模扩大,城建档案数量也快速增长,资料形式、规格也呈多元化发展趋势。如业务指导人员仍按老办法、老标准去指导,显然已适应不了新形势下的新要求。那么,及时将业务指导工作过程中出现的新问题、新情况进行汇总、调研、预判,细化、更新、创新《城建工程档案业务服务手册》《建设工程档案装订、折图、扫描技术指引》等指导标准,进一步简化和规范档案报送流程等就显得十分重要,这样才能使业务指导工作始终置于规范化、标准化轨道。

结论

城建档案业务指导工作在城建档案管理工作发展的进程中,会遇到各种各样的瓶颈,因此要大胆想象,小心论证,找出更多的创新、发展的方法,为城建档案业务工作注入新活力,让城建档案在城市记忆视角下创造出新的价值和内容。

参考文献：

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