如何高效编制整理竣工资料

如何高效编制整理竣工资料

王巧

中核华辰建筑工程有限公司陕西西安710000

摘要：竣工资料整理工作是一项漫长且复杂的过程，是贯穿工程的大动脉，且竣工资料的编制整理也因地域不同存在差异如各省、市、县区档案馆要求不同，也因工程业主方或监理单位要求不同，而存在不同的整理方法。所以如何快速准确符合要求的整理竣工资料就显的格外重要。

关键词：竣工资料；编制；整理；高效

1.工程资料的重要性

工程资料就像一面镜子反应了工程的内在质量，按照《房屋建筑工程质量保修办法》的规定施工单位对地基基础和主体结构工程在正常使用条件下的保修期限为设计文件规定的该工程的合理使用年限；对屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏保修期限为5年等等。随着小业主的维权意识越来越强，工程资料成为交房后维修保修的重要查询依据；其次工程资料如果不能按时移交将至使工程结算拖后，影响工程进度，和施工质量。

2.竣工资料编制前的策划

不同工程对竣工资料的编制要求不同，策划也不同，首先应确定资料份数，其次根据工程量的大小确定资料编制人员的配置及分工。再次做好人员变动时的资料移交工作，个别项目出现人员调动频繁，必然会影响竣工资料的整理，因每个人的整理、编制多少存在差异，所以在人员交接时一定要做好竣工资料的移交工作，避免因不知道整理进度，存放位置，报告返回情况而影响后期的编制整理工作。

3.竣工资料整编中的注意事项

工程开工后就应该建立建全的施工技术档案，汇集整理有关资料，并贯穿于施工全过程，直到竣工验收结束。

3.1加大项目对工程资料整编工作的重视，确保整编工作有序进行

项目部对竣工资料编制整理工作重视不够，强抓工程建设实体而忽视工程资料的编制收集。工程资料是一个软件，不像工程实体那样可见可摸，没有高大、实在的感觉，不吸引眼球，进而容易被忽视，造成过程中编制整理不及时，等到验收时，加班加点补资料，大大降低了工程资料的真实性和质量，希望项目领导班子对工程资料的编制工作引起高度重视。

3.2避免因工程资料编制、整理不规范，出现返工现象

在工程实施开展过程中，平常在资料编制整理方面也花费了一定的人力、物力，但没有进行精细化管理只是围绕工程的是实施，侧重于满足日常工作的需要，未将其与后期的整编归档结合起来，整理深度不够，不够规范。部分资料由于保存不当，或是人员调动，造成工程资料遗失、不连贯、缺层、缺项，甚至有些资料在形成时就不符合规范要求，例如签字时使用蓝色墨水、圆珠笔等或是打印不清晰，纸张大小不符合要求。造成在竣工整理时重补做，浪费人力物力财力。

4.如何快速高效整理竣工资料

前面讲到西安万锦城某项目就面临竣工资料移交给档案馆、公司、甲方及质监站等几家不同单位，对于项目部来说在后期交工阶段基本存在人手紧缺，而且本工程甲方一般还没等各项专项验收完成就催我们施工单位先给档案馆整理出一套竣工资料，面对实际情况施工单位不得不一边做专项验收如人防验收、节能验收、分户验收等一边整理竣工资料，那么在竣工资料整理过程中如何快速、准确的整理出甲方及公司的竣工资料呢？

4.1确保过程中工程资料正确无缺项无遗漏

首先在编制、整理竣工资料的过程中避免重复，尽量一次成活确保准确，因建设工程周期长、工程资料体量大，因此做好工程资料的保管交接工作是后期快速高效进行整理归档竣工资料工作的有利保障

4.2归档整编过程中应思路清晰，做到心中有数

在归档过程中应思路清晰做到心中有数，如某工程甲方要的四套竣工资料要包含检验批，然后精装包含了打码、装订、和扫描件，移交公司的那一套资料和移交档案馆的资料内容相同，另加中标通知书及合同，不用装订，但要打码、而且必须为原件。分清楚这些之后再对资料进行分类整理。

4.3做好与业主方沟通工作，避免重复工作

在归档整理工作开始前，做好与监理甲方的沟通协调工作，如果甲方对组卷的案卷封面、卷内目录、卷内备考表没有强制要求，则尽可能同甲方协商使用我公司的规格样式，避免重复工作，如西安万锦城某工程两百多卷（土建加安装）就出现了之前没沟通，之后进行重复扫描，大大增加工作量，降低工作效率，影响工作成果。

5.竣工资料的归档

5.1归档范围

纸质文件、电子版文件（扫描件、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、卷内目录、工程档案移交清单、归档说明。）工程照片电子版如工程重要部位验收、地基验槽、工程原始面貌等等。

5.2归档总体要求

1.归档的文件材料应完整、准确、系统。2.归档的文件材料应为原件，若中标通知书、施工合同等不放入当地档案馆的归档资料则应收集后放入公司第一卷文件、若还有其他原因应在归档说明中说明。3.归档的文件材料应自己清晰，图样清晰，图表整洁、签字认可手续完备。4．永久和长期保存的文件应拆除金属装订物。

5.3归档说明中所含内容

归档说明中应含项目名称、项目地点、项目负责人、开竣工日期、建筑面积、高度、层数、档案总卷数、档案质量情况。

5.4案卷编目

1.页码：卷内文件有书写内容的页面均应编写页码，页码为三位数，单页书写在文件右下角，双面书写文件在右下角，背面在左下角。2.每卷文件单独编写页码，各卷之间不连续编写。3．案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

5.5卷内目录

1.应依次标注卷内文件排列顺序。2.文件编号：应填写文件的文号，如果是图纸，则填写图号。3.责任者：应填写文件形成者或第一责任者（填写全称或标准简称），如文件有包括本单位在内的多家单位签字盖章写“国内工程事业部×工程管理部（或国内工程事业部××直属项目部）”。4.文件题名：应按文件原标题照实填写。5.日期：应填写文件形成的时间---年、月、日，八位阿拉伯数字显示（如20080101）。如果多份文件名称相同，形成日期不同，作为一个条目编目时，只填写收文文件日期。6.页号：填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号，且页码中间只能用“-”，不能用“～”表示，不需编虚位，除最后一份文件填写该份文件的首位页上标注的页号，其它文件填写首页号码。

5.6卷内备考表

1.应标明案卷内全部文件总件数、总页数、以及在组卷过程中需要说明的问题（如卷内文件的齐全和质量情况）。2.立卷人：由立卷责任者签名。3.立卷日期：填写完成立卷的时间。4.检查人：由案卷质量审核者签名。5.检查日期：填写案卷质量审核的时间。6.互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型，没有可不填。7.档号：由总部档案室编写

5.7案卷目录

1.序号：应填写所有案卷的流水顺序号。2.总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。3.每卷纸质文件的排列顺序：案卷封面-卷内目录-卷内文件-卷内备考表。4.扫描件文件夹按001、002依次排序，对应案卷目录序号1，2…，每个文件夹内文件按卷内目录中的序号分别命名为001，002，依次排序。5.案卷封面、卷内目录、卷内备考表统一命名为000且这三张连续扫描。

6.结束语

经历了西安万锦城某工程竣工资料的移交工作（包括甲方四套纸质版一套电子版、公司一套纸质版电子版一套及影响资料、西安市档案管一套、及西安市浐灞质检站一套），我基本掌握了陕西省西安市资料整理、编制的方法及规则，也基本掌握了移交公司资料所包含的内容及要求，为今后工作的开展积累了经验，但仍有很多不足，要在以后的工作中不断学习和改进。